Inclusieve besluitvorming

In mijn jarenlange praktijk als teamcoach zie ik de eindeloze vergaderingen, de rituele dansen, de oneindige herhalingen van wat al gezegd is, de bekende wegen en sprekers, en de stroperige besluitvorming…Als er al besloten wordt. Altijd wordt het een stuk effectiever, energieker, constructiever, plezieriger, besluitvaardiger als we een tijdje geoefend hebben met inclusieve besluitvorming. Daarbij combineren we de wijsheid van Deep Democracy en elementen van Holacracy.

De methodiek van Deep Democracy benutten we om een onderwerp echt goed te verkennen. Álle invalshoeken benoemen, op zoek gaan naar de wijsheid van de minderheidsstem en de onderstroom te benutten om het niet gevoerde gesprek wél te voeren. Dit alles opdat er gezegd wordt wat gezegd moet worden. Opdat alle informatie boven water komt en daarmee in het groepsbewuste. En dus voor iedereen beschikbaar.

Als dat lukt is er al veel gewonnen want alles ligt boven de waterlinie, beschikbaar. Er wordt later geen tijd verloren met ‘nagekomen berichten’ en tegenhangers. Dan willen teams natuurlijk ook constructieve besluiten nemen met elkaar. Dan komt de werkwijze van Holacracy in beeld.

Holacracy is een sociale technologie, een werkwijze die gereedschap biedt om werk zelfsturend te organiseren. Er is geen baas, wel is er eigenaarschap op onderwerpen en is de macht gedistribueerd naar deze eigenaren van het vraagstuk. Hierdoor kan een onderwerp altijd een stap verder gebracht worden, tenzij er in het team ergens een zwaarwegend bezwaar wordt geopperd, dan is het zaak deze wijsheid in te voegen. Essentieel in deze werkwijze is het gezamenlijk gevoelde doel, transparante informatie en vergaderdiscipline. Dit systeem van een strakke set van spelregels en processen zorgt voor een eerlijke besluitvorming. Elk idee, dat er iets beter kan, wordt op die manier snel, veilig en betrouwbaar verwerkt in een stap vóóruit. En dat houdt de vaart erin en de energie erop!

Anekdote uit de praktijk
Een nieuwe directeur én 2 nieuwe collega’s; het bestaande MT wilde een nieuwe start maken. Iedereen was vol goede bedoelingen, een leuk team, maar de vergaderingen verliepen uiterst stroperig, de energie liep eruit. Onderwerpen liepen vast op gedetailleerde inhoud, op nagekomen berichten, op teruggenomen besluiten, de irritaties die er speelden werden niet besproken en ‘daar moeten we nog een keer over doorpraten’ was een gevleugelde dooddoener. In de teambegeleiding zijn we gestart met een diepgaande kennismaking: ‘wie ben jij als mens’ en ‘waar sta je als professional voor?’. Het gezamenlijk gevoelde doel werd steeds doorleefder. Toen hebben we een lijstje gemaakt van alle voorliggende besluiten (het waren er 18…), verschillende eigenaren benoemd en die hebben de onderwerpen voorbereid. Daarna hebben we in een teamsessie, met opperste concentratie, binnen de 2,5 uur alle 18 onderwerpen besproken én besloten. Ze waren zo opgelucht en prettig verrast dat ze het konden. Door deze werkwijze te trainen in bestaande vergaderingen is er een flow ontstaan in hun samenwerking en de eerlijke besluitvorming versterkt weer hun onderlinge vertrouwen. Duurzaam dus om te investeren in een inclusief werkklimaat!